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Externalisation de la gestion d’événements :

la solution clé en main pour les chefs de projet événementiel débordés

Dans le monde de l’événementiel corporate, les périodes de rush sont fréquentes et exigeantes. Entre la gestion des prestataires, la planification des animations et la coordination logistique, les chefs de projet événementiel doivent jongler avec une multitude de tâches, tout en respectant des délais souvent serrés. L’externalisation de la gestion d’événements représente alors une alternative stratégique pour alléger leur charge de travail et garantir des événements réussis sans stress.

Pourquoi externaliser la gestion de vos événements ?

Lorsqu’un chef de projet événementiel est submergé par des dossiers urgents, déléguer la conception et la coordination d’un événement à un expert permet de garantir un résultat optimal tout en se concentrant sur ses priorités stratégiques. En confiant l’organisation à un prestataire spécialisé, les entreprises s’assurent d’un accompagnement professionnel, de la définition des objectifs jusqu’à l’exécution sur site.

Un accompagnement à chaque étape de votre événement

1. Conseil stratégique et conception

Chaque événement doit répondre à des enjeux spécifiques : cohésion d’équipe, lancement de produit, relations publique

Il est essentiel de bien définir les objectifs dès le départ. C’est pourquoi l’externalisation inclut :

L’élaboration d’un cahier des charges précis pour aligner l’événement avec les attentes de l’entreprise.
La création d’un concept sur-mesure, garantissant une expérience immersive et impactante.
L’identification des tendances et formats innovants, adaptés à la cible de l’événement.

Prenons l’exemple d’une entreprise souhaitant organiser un Family Day pour ses collaborateurs.

Plutôt que de mobiliser son équipe interne sur la gestion de l’événement, elle choisit de déléguer l’organisation à un expert.

Résultat ? Un concept innovant intégrant des animations interactives et une scénographie immersive qui marquent les esprits.

2. Gestion et production : une organisation optimisée

Une fois le concept validé, la phase de production commence. L’externalisation permet un gain de temps considérable sur :

La sélection et coordination des prestataires (lieu, animations, traiteur, technique…).
Le suivi du budget et l’optimisation des coûts, grâce à une gestion rigoureuse.
L’élaboration d’un planning de production détaillé, garantissant une exécution fluide.

Dans un cas concret, une agence de communication devait organiser un séminaire de 500 personnes en pleine période de fin d’année. En externalisant la gestion, elle a bénéficié d’un interlocuteur unique qui a pris en charge la coordination des fournisseurs et la mise en place d’un programme sur-mesure, tout en optimisant les coûts.

3.Coordination et exécution : une gestion sans stress le jour J

L’un des plus grands défis d’un événement est l’exécution en temps réel. Une mauvaise coordination peut compromettre des mois de préparation. L’externalisation permet de garantir une gestion fluide grâce à :

Une supervision des équipes et prestataires, pour assurer le bon déroulement de l’événement.
Une gestion proactive des imprévus, avec des solutions adaptées en temps réel.
Une expérience sans accroc pour les invités, grâce à une maîtrise opérationnelle de l’événement.

Par exemple, lors d’une soirée de gala, une panne technique imprévue aurait pu impacter la programmation.

Grâce à la présence d’un expert en gestion d’événements, le problème a été immédiatement identifié et résolu sans que les participants ne s’en aperçoivent.

Externaliser, c’est gagner en sérénité et en efficacité

L’externalisation de l’événementiel ne signifie pas perdre le contrôle, mais plutôt s’entourer d’experts capables de garantir le bon déroulement de chaque projet. En choisissant de déléguer, les entreprises bénéficient :

D’un gain de temps précieux, en évitant la gestion chronophage des détails opérationnels.
D’une expertise métier, permettant d’anticiper les contraintes et d’optimiser les ressources.
D’une organisation sans faille, grâce à un accompagnement clé en main.
D’une réduction du stress, en ayant l’assurance que l’événement se déroulera dans les meilleures conditions.

Faites confiance à Jolis Kids pour une externalisation réussie

Chez Jolis Kids, nous accompagnons les entreprises et les agences événementielles dans la gestion et la réalisation de leurs événements. Que vous ayez besoin d’une prise en charge complète ou d’un soutien ponctuel en période de rush, nous vous offrons une expertise sur-mesure pour garantir le succès de vos événements corporate

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